„ Išgirstu ir pamirštu / Pamatau ir prisimenu / Padarau ir išmokstu. ” Senovės kinų patarlė

Prezentacijų ir komercinių pasiūlymo svarba ir tendencijos

Prezentacijos ir komerciniai pasiūlymai yra labai svarbi kiekvienos įmonės komunikavimo su klientais ir partneriais priemonė. Labai dažnai būtent nuo prezentacijos ar komercinio pasiūlymo priklauso kokį įspūdį apie Jūsų įmonę ir jos siūlomą produktą  susidarys potencialus klientas. Todėl komunikuojant elektroninėje erdvėje kokybiškos ir profesionalų paruoštos prezentacijos, sugebančios pagerinti verslo rezultatus (ar tai būtų pardavimai ar partnerių paieška) yra vienas iš esminių Jūsų tikslo pasiekimo elementų.
Kiekvienos įmonės veiklai yra reikalingos prezentacijos ir jos naudojamos praktiškai kasdien - tiek naujų klientų radimui, ryšių su senais palaikymui, partnerių paieškai, IPO ar vidiniams įmonėms poreikiams tenkinti.   Todėl logiška, kad įmonių darbuotojai nuolatos ruošia prezentacijas ir mus džiugina tai, jog šiomis dienomis vis daugiau įmonių supranta profesionalios prezentacijos efektyvaus komunikavimo privalumus ir gauname vis daugiau užsakymų paruošti ar padėti paruošti prezentacijas ir komercinius pasiūlymus. Džiugina tai, jog kreipiamasi į profesionalus norint sudaryti optimalias prezentacijas.

Pagrindinės sudarymo klaidos

Kurti prezentaciją nėra taip lengva kaip galima pasirodyti - reikia išmanyti keletą subtilybių tam, jog informacija, kurią norite pateikti, sudomintų ir paskatintų jos gavėją elgtis taip, kaip Jūs norite.
Galima skirti 3 pagrindines klaidas:

• Neaiški mintis ir padrikas jų dėstymas. Tokia prezentacija yra iš viso nenaudinga, kadangi informacijos gavėjas nesupranta nei to, ką norėjote pasakyti, nei sugeba sekti nelogišku minčių išdėstymu.
• Per daug neesminės informacijos. Dažnai prezentacijose būna pateikiama per daug techninių ar kitų neesminių faktų, kurie sudarytojui atrodo svarbūs, o iš tiesų tik apkrauna skaitytoją ir atitraukia jo dėmesį nuo pagrindinės prezentacijos minties.
• Nenurodoma aiški nauda. Skaitytojui nėra aišku, kodėl kokią naudą jis gali gauti pasinaudojęs informacija. Tai yra viena iš didžiausių klaidų, kadangi taip nesudominsite skaitytojų.

Pagrindiniai rengimo etapai

Yra keletas svarbiausių aspektų, kuriuos reikia apžvelgti prieš rengiant prezentaciją.
Visų pirma pats prezentacijos kūrimo procesas - labai svarbu pradėti nuo kūrybinio proceso, kaip pavyzdžiui smegenų šturmas (ang. - brainstorming).  Tai turbūt visiems aiškus metodas, kurio  metu gaunama medžiaga yra labai svarbi ir naudinga, nors ir nerūšiuota. Beje - svarbu prisiminti, kad smegenų šturme netinkamų idėjų nebūna.
Sekantis žingsnis yra duomenų grupavimas - čia reikėtu atrinkti svarbiausią informaciją ir ją išdėlioti logiška tvarka. Atrenkant duomenis prezentacijai svarbu turėti omenyje, kad rengiate prezentaciją, o ne dokumentą, todėl vadovaukitės principu „kuo mažiau, tuo geriau”.

Svarbiausi prezentacijos rengimo aspektai

Sudarant prezentaciją ar komercinį pasiūlymą daugiausia dėmesio reikia skirti trims dalykams:

• Nauda informacijos gavėjams.
  Sudarant prezentaciją daugiau dėmesio reikia kreipti ne į įmonės ar gaminio savybes, o į tai, kuo jos gali būti naudingos informacijos gavėjams. Ar jaučiate skirtumą tarp dviejų prezentacijos frazių: „Nauja kamštelių technologija” ir „Lengviau atsidarantis butelis” ?
  Iš pradžių nustatykite informacijos gavėjų tipus ir tik tuomet parenkite informaciją, kadangi pvz. potencialiems klientams ir potencialiems investuotojams yra aktuali kitokia informacija ir reiktų akcentuoti kitus pateikiamos informacijos aspektus. Taip pat labai svarbu numatyti ir informacijos gavėjų žinių lygį, kadangi nuo to priklauso naudojamos sąvokos ir kiti informacijos pateikimo aspektai.
• Prezentacijos tikslas.
  Tai iš esmės yra įtikinėjimas. Noras paveikti informacijos gavėjus taip, kad jie po prezentacijos ar komercinio pasiūlymo elgtųsi pagal Jūsų lūkesčius. Informuoti ir priversti patikėti Jūsų pateikiama informacija yra pagrindinis prezentacijos ar komercinio pasiūlymo tikslas. Elgesys pagal lūkesčius visada turi būti aiškus ir privalote apie jį galvoti viso prezentacijos rengimo metu tam, kad jį pasiektumėte.
• Duomenų išdėstymo tvarka.
  Kuomet žinote kas yra Jūsų informacijos gavėjai, kokią naudą jiems pateiksite ir tai, kaip norite juos priversti elgtis (pirkti, investuoti ar etc.), tuomet reikia numatyti visos informacijos išdėstymo tvarką. Nuo išdėstymo priklauso ar Jūsų prezentacija bus laisvai suprantama ir suteiks sinergijos efektą kartu su tikslu ir naudos numatymu.
  Yra daugybė išdėstymo būdų, tačiau šiame straipsnyje pristatysiu populiariausią - pagal savybes ir privalumus. Remiantis šiuo išdėstymo būdu būna pristatomos savybes, kuriomis argumentuojami konkretūs privalumai.

Paprastai išdėstymo metodas priklauso nuo Jūsų prezentacijos tikslo, kadangi šiuos dalykus reikia derinti siekiant optimalaus poveikio.

Keletas praktiškų patarimų

Straipsnio pabaigoje norėčiau pateikti keletą praktiškų patarimų, kurie yra naudingi rengiant pasiūlymą ar prezentaciją. Visų pirma - prezentacijos pradžia, norint sutelkti skaitytojo dėmesį galite pateikti įdomų faktą, citatą, aforizmą ar užduoti retorinį klausimą.
Siekiant išlaikyti dėmesį nepamirškite taisyklės - kuo mažiau, tuo geriau. Nesistenkite apkrauti nereikalinga informacija ar dideliu jos kiekiu iškarto, leiskite skaitytojui pačiam po truputi keliauti pirmyn per Jūsų prezentaciją. Prezentacijoje naudokite ne tik tekstą - stenkitės ja pagyvinti, įdėkite piktogramų, diagramų, lentelių, flash ar kitokių objektų. Labai svarbu, kad nenaudotumėte daugiau nei kelių teksto stilių, visose skaidrėse išlaikytumėte vienodą stilistiką, būtų aiški struktūra. Norėdami sudaryti geresni įvaizdį ir parengti labiau įsimenančią prezentaciją ar komercinį pasiūlymą, galite juos individualizuoti - įterpti įmonės pavadinimą, datą ar kitokį individualų aspektą. Taip pat nepamirškite peržiūrėti bendro prezentacijos ar komercinio pasiūlymo vaizdo - taip lengva nustatyti tiek grafinius tiek struktūros netikslumus ir juos ištaisyti.
Tikiuosi dabar truputi aiškiau suprantate pagrindinius aspektus ir nekartosite dažniausiai daromų klaidų.

Vis dėlto, norint parengti visapusiškai kokybišką prezentaciją reikia žymiai daugiau žinių, todėl rekomenduočiau arba visą šį darbą perduoti profesionalams arba bent jau su jais konsultuotis, tam, kad ateityje galėtumėte patys parengti sėkmingas prezentacijas ir komercinius pasiūlymus.

Sėkmės!

UAB „Baltic Business Gates” veiklos schema ir pagrindinės paslaugos: klientų paieška užsienyje, komercinių pasiūlymų rengimas ir kt.